Ostatni wpis poświęciłam tłumaczeniom intralingwalnym na prosty język. W linkach dla dociekliwych mogliście znaleźć między innymi odnośnik do aplikacji Logios. Drużyna bohaterów, która stoi za tym narzędziem, pisze o sobie tak: „Badaliśmy teksty tak trudne, że wydawały się nie po polsku. Wiemy, gdzie zaczyna się bełkot. Byliśmy tam i udało nam się wrócić”. Co dokładnie stworzyli ci śmiałkowie i w jaki sposób może się to przełożyć na sukces w komunikacji?
Gdy „widzieliśmy się” ostatnim razem, dowodziłam, że komunikacja z administracją publiczną z perspektywy obywatela pozostawia wiele do życzenia. Problem oczywiście już zauważono (przynajmniej w niektórych krajach), a urzędnicy otrzymali odpowiednie wytyczne (por. https://tiny.pl/755zb). Jednak dziś chcę pokazać, że problem nie ogranicza się do szeroko pojętych organów administracji, a każdy z nas może usprawnić komunikację ze swoimi klientami czy kontrahentami. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto ostatnio nie zamknął zakładki z (potencjalnie) ciekawym artykułem tylko dlatego, że nie dało się przez niego przebrnąć. I wcale nie dlatego, że był nudny.
Jeśli nie chcecie odstraszać swoich czytelników, możecie dopracować swoje teksty. Czym prędzej skorzystajcie z zakładki o wdzięcznej nazwie „Do zabawy” (https://dozabawy.logios.dev/). Wystarczy, że będziecie tam wrzucać tworzone przez siebie treści i pracować nad tym, aby indeks prostego języka osiągnął jak najlepsze wyniki. Interfejs jest bardzo przejrzysty, więc od strony technicznej na pewno sobie poradzicie. Moim zdaniem kluczowe znaczenie ma określenie precyzyjnych celów: artykuły skierowane do specjalistów nie muszą (a może nawet nie powinny?) być zrozumiałe dla każdego. To zupełnie normalne: hermetyczna terminologia pozostanie taką niezależnie od tego, jak krótkie i przejrzyste będą nasze zdania. Nie ma w tym nic złego. Nie usprawiedliwiajmy jednak za wszelką cenę kwiecistych wywodów i naszej grafomanii.
Niskie wskaźniki przy współczynnikach TOP 100, TOP 1000 itp. (czyli mierzących, w jakim stopniu autor korzystał ze słownictwa najczęściej stosowanego w polszczyźnie) w przypadku wewnętrznego raportu sporządzonego przez NASA są jak najbardziej akceptowalne. Nie bójmy się terminologii fachowej – język w naturalny sposób stale dąży do ekonomizacji. Dlatego powstają technolekty, dzięki którym grono specjalistów z danej dziedziny komunikuje się sprawniej i wygodniej. Natomiast w większości przypadków powinna niepokoić wysoka średnia długość zdania. Nawet w raporcie NASA często lepiej rozbić jedno długie zdanie na dwa czy trzy krótsze. Nieopierzony stażysta albo zabiegany inżynier na pewno to docenią.
Jednak Logios to nie aplikacja, która sama uprości nasz tekst i w magiczny sposób przeredaguje Thomasa Manna czy Marcela Prousta na styl Ernesta Hemingwaya albo innego Tołstoja. To nie takie proste. Niżej wyjaśniam dokładniej, co Logios robi, a w których kwestiach nas nie wyręczy.
Logiosa można wykorzystać do analizy Rozmyślań Marka Aureliusza (w tłumaczeniu Mariana Reitera). Albo Twojego ostatniego artykułu na LinkedIn.
Jak widać na powyższym screenie, Marek Aureliusz radził sobie całkiem nieźle z prostym językiem. Mógłby może popracować nad wskaźnikiem „odniesień nieosobistych”, ale i tak osiągnął bardzo przyzwoity wynik ogólny. „Rozmyślania” (a przynajmniej przeanalizowany fragment) są więc całkiem przystępne. Ale czy to jest prosty tekst i na czym polega różnica między przystępnością a zrozumiałością? Według Tomasza Piekota (https://linkd.pl/7ksd) indeks FOG i inne wzory tego typu mierzą przystępność danego tekstu.
Tekst jest przystępny, gdy daje się łatwo czytać. Oznacza to, że są w nim (w tekście) obiektywne cechy, które ułatwiają lub utrudniają lekturę. (Tomasz Piekot, https://linkd.pl/7ksd)
Nie wszystkie cechy tekstów da się zmierzyć – to jasne. Ale i tak możemy pracować nad stylem pisania. Transparentność przedsiębiorstw i prosta komunikacja z klientami stają się nową jakością na rynkach XXI wieku. Wszędzie tam, gdzie klient powinien czuć się bezpiecznie (na przykład zawierając umowę z bankiem czy kupując telewizor na raty), musimy zadbać o prosty język. Jeśli przebadaliście w Logiosie komunikację Waszej firmy z klientami i wyniki były zatrważające – trzeba coś z tym zrobić. Najlepszym sposobem będzie przeredagowanie tekstów (także tych wcześniejszych), tak aby były przystępne dla potencjalnego odbiorcy. Oczywiście można to powierzyć specjalistom, którzy uproszczą warstwę językową stron czy formularzy. Ale warto odrobinę się doszkolić we własnym zakresie (i uwzględnić w kalendarzu szkolenia dla pracowników). W końcu językoznawca czy tłumacz nie będą redagować każdego e-maila lub artykułu, który wychodzi spod Waszych klawiszy.
Sporządziłam krótką instrukcję, aby wyjść naprzeciw tym z Was, którzy chcą zadbać o jasną komunikację w swoim przedsiębiorstwie, a jednocześnie z różnych powodów nie chcą powierzyć tego zdania specjalistom. To jedynie propozycje, które oczywiście możecie zmieniać według własnego upodobania!
0. Przeczytajcie wskazówki od autorów Logiosa (dostępne tutaj: https://linkd.pl/7cz4). Nie chcę ich tu przepisywać albo uzupełniać. Za to w miarę możliwości chętnie odpowiem na ewentualne pytania.
1. Najważniejszy krok, który uświadomi Wam, ile pracy trzeba będzie włożyć w upraszczanie komunikacji: przeanalizujcie Logiosem dotychczasowe teksty skierowane do klientów. Jeśli wynik jest bardzo rozczarowujący (jak na screenach poniżej), to może nie warto redagować tych tekstów, lecz napisać je od początku?
A takie wyniki uzyskałam po analizie trzech przypadkowych uzasadnień do wyroków Sądu Okręgowego w Krakowie.
2. Ustalcie priorytety. Jeśli uznacie, że w komunikacji z klientami najważniejsze jest nawiązanie więzi, pracujcie nad lepszymi wynikami w kategorii bezosobowość, nadawca, odbiorca, odniesienia nieosobiste. Jeśli zależy Wam na żywym tekście, zadbajcie o wzrost w kategorii czasowniki i postarajcie się ograniczyć występowanie rzeczowników. Szczególnie mało zrozumiałe są ciągi dopełniaczowe (przykład z wyroku SO w Krakowie, sygn. akt I C 1579/16: zwolnienie od obowiązku ponoszenia ewentualnych kosztów postępowania). Z kolei gdy chcecie osiągnąć maksymalną jasność, a w tekście nie da się zrezygnować ze specjalistycznej terminologii, zastanówcie się nad wyjaśnieniem najtrudniejszych pojęć.
3. Analizujcie każdy tekst, który wychodzi spod waszego pióra/waszych klawiszy. Zapisujcie wyniki, najlepiej w Excelu czy innym (bardziej wygodnym) narzędziu i sprawdzajcie, czy robicie postępy w wybranych kategoriach. Regularnie pracujcie nad stylem i nie zniechęcajcie się. Czasami już niewielka zmiana wystarczy do tego, by zdecydowanie zwiększyć satysfakcję odbiorców.
4. Stwórzcie wewnętrzne wytyczne dla pracowników kontaktujących się z klientami (bezpośrednio w mailach, ale też poprzez teksty marketingowe), uwzględniające zasady prostej komunikacji. Dbajcie o stałą wysoką jakość treści, nie tylko pod względem merytorycznym.
Jak wspominałam wcześniej, nie wszystkie cechy wpływające na przystępność tekstu da się zmierzyć. Niektóre z nich odnoszą się na przykład do warstwy wizualnej albo metaforyczności języka. Więcej na ten temat napiszę w jednym z kolejnych wpisów. Tam też zamieszczę listę właściwości tekstu, które pozytywnie i negatywnie przekładają się na przystępność tekstów. Niektóre z nich nie są oczywiste!